Jessica, Azubi im 3. Lehrjahr zur Industriekauffrau
Meine Abteilung:                                                                                              Buchhaltung

Die Buchhaltung ist in Hamburg zentral für alle Werke des Konzerns zuständig. Innerhalb der Buchhaltung ist die
Arbeit unter den Kollegen natürlich noch mal aufgeteilt. In meiner Zeit hier unterstütze ich die Kollegen und Kolleginnen,
die Werke Aurora Mühle, Aurora Mühlen (Vertriebsgesellschaft) und Müller’s Mühle betreuen.

Tätigkeitsablauf

Meine Hauptaufgabe ist das Eingeben und Verbuchen von Eingangsrechnungen in unser Buchhaltungssystem.
Schon dort bekommt ihr einen Überblick über Verbindlichkeiten, Forderungen, Skonti, Rabatte und Zahlungsbedingungen.
Im Betrieb werden diese Vorgänge gefestigt, sodass die schulische Ausbildung einen großen Teil dazu beiträgt, die Abläufe in der Buchhaltung zu verstehen und umzusetzen.

Jeden Tag kommen zahlreiche Rechnungen, die von dem zuständigen Besteller und meist dem Abteilungsleiter abgezeichnet werden.
Bei uns gibt es zwei verschiedene Arten, wie die Rechnungen verbucht werden.

Variante eins:

Wenn die Rechnungen aus dem Einkauf kommen, werden sie über unsere Materialwirtschaft (Mawi) geprüft.
Das bedeutet, dass der Einkauf die Rechnungen in die Mawi einpflegt, wo die Rechnung zu der jeweiligen Bestellnummer zugeordnet wird.

Anschließend sehe ich dann diese Rechnungen in der Ablage des Buchaltungsprogammes (die Mawi und das Buchhaltungsprogramm „DCW“ sind hier miteinander verknüpft).
Wenn die originale Rechnung, also die Papierrechnung, unterschrieben der Buchhaltung vorliegt, werden die Angaben (Bankverbindung und Rechnungsbetrag)
alle noch einmal überprüft, gebucht und somit zur Zahlung freigegeben.

Variante zwei:

Diese Variante umfasst die direkte, manuelle Eingabe der Rechnungen ins DCW, die nicht über die Mawi laufen.

Bedeutet, dass sie keine Materialbestellungen sind und somit keiner Bestellnummer zugeordnet werden können.

Das sind Rechnungen, die von Zeitarbeitsfirmen kommen. Ich gebe die Rechnung mit allen relevanten Rechnungsdaten in DCW ein,
prüfen die Bankverbindung und Zahlungsbedingungen (evtl. Skonto und das Zahlungsziel), um zu gewährleisten, dass der Lieferant sein Geld auch wirklich bekommt.

Zur Nachverfolgung, wird ein Barcode auf jede Rechnung geklebt und in das System eingetragen (so etwas was ihr auch im Supermarkt auf den Verpackungen findet).

Dann ist die Bearbeitung abgeschlossen und die Rechnung wird zur Zahlung an eine Kollegin gegeben. Wenn dies passiert ist, werden sie zum Scannen in
unsere Poststelle geschickt. Hierfür ist auch der Barcode, denn anhand dieses Codes kann die Rechnung der jeweiligen Buchung im System zugeordnet werden.

Die Arbeit in der Buchhaltung ist für mich sehr interessant und macht mir Spaß. Ganz schnell bekommt man seine eigenen Aufgaben, die man selbstständig
und mit Verantwortung zu lösen hat. Aber auch da stehen die Kollegen und Kolleginnen mit Rat und Tat zur Seite, sodass man sich nicht alleine gelassen fühlt und
immer Fragen kann, wenn man etwas nicht weiß.